Tijdsbesparing, forecasten en grip op de salesfunnel
“Ik moest even een veilige plek opzoeken om te stoppen,” zegt Paul McCabe, sales director bij Optimum Group vanuit de auto. Aan het begin van iedere maand rijdt Paul stad en land af om al hun vestigingen te bezoeken en de resultaten te bespreken. In de competitieve wereld van innovatieve en milieuvriendelijke verpakkingsoplossingen telt iedere euro. “Upsmart bespaart mij met Pipedrive enorm veel tijd in de voorbereidingen van deze gesprekken. Ik heb niets dan lof voor beiden.”
Het doel
Paul werkt nog geen jaar bij Optimum Group, maar legde zichzelf een flinke taak op. “Ik heb bij de eerste kennismaking aan de eigenaar beloofd om binnen een paar maanden een CRM-systeem op te zetten waarmee we de salesprocessen van alle 6 vestigingen op één lijn zouden krijgen. En dat is gelukt.”
Paul wist dat hij Pipedrive wilde gebruiken als CRM, omdat Optimum Group in Duitsland en Scandinavië daar al mee werkte. “Ik had een goede implementatiepartner nodig, omdat ik in het verleden meerdere keren de implementatie van een CRM-systeem heb meegemaakt. Dat was vaak echt een nachtmerrie. Daarom koos ik voor Upsmart en daar heb ik geen seconde spijt van gehad.”
Optimum Group
Optimum Group is een toonaangevende producent van zelfklevende etiketten en flexibele verpakkingsoplossingen.
“Upsmart bespaart mij met Pipedrive enorm veel tijd in de voorbereidingen van gesprekken. Ik heb niets dan lof voor beiden.”
Paul McCabe | Optimum Group
Van Excel naar inzicht
Het meekrijgen van alle medewerkers, om Pipedrive optimaal in te zetten, was een belangrijke factor voor Optimum Group. “Ik wilde het gebruik van Pipedrive zo gemakkelijk mogelijk maken voor ons salesteam,” zegt Paul. “We hadden een eigen systeem in Excel. Dan heb je het dus over miljoenen euro’s aan sales die in Excel-sheets worden bijgehouden. Maar ik kon geen rapportages draaien, ik kon niks meten, ik kon niet zien waar in het salesproces zaken bleven hangen. Onze salesfunnel moest op een centrale plek toegankelijk zijn voor iedereen en de juiste data bevatten.”
De keuze voor Upsmart
“Mijn zoektocht naar een implementatiepartner voor Pipedrive begon online. Upsmart was het best vindbaar en ze sprongen er ook echt uit met hoe ze zich presenteren. Hun professionaliteit stak met kop en schouders uit boven de rest.”
Paul had al met zijn Duitse collega’s overlegd over wat er nodig is om Pipedrive goed op te zetten. “In Duitsland was er weinig betrokkenheid geweest van de partij waar zij Pipedrive bij hadden aangeschaft,” vertelt Paul. “Dat maakte het heel lastig, ook om de medewerkers mee te krijgen. Dus nam ik contact op met Upsmart.”
Het proces
“Het proces na het contact opnemen verliep heel vlot. De terugkoppeling na mijn eerste mail kwam snel en na dat eerste contactmoment kwamen ze met een degelijke aanpak, exact gebaseerd op wat wij wilden. Wij hadden weinig kennis en ervaring met Pipedrive, dus ik was heel blij met hun begeleiding.”
Zoals gezegd was de betrokkenheid van de salesmedewerkers onmisbaar voor de slagingskans van deze implementatie. “Change management was voor mij heel belangrijk,” zegt Paul. “We moesten alle medewerkers hierin meenemen. Upsmart heeft geholpen met een stappenplan en communicatie naar het team toe.”
“Toen we de salesteams vertelden over de mogelijkheden van Pipedrive was bijna iedereen direct overtuigd.”
Paul McCabe | Optimum Group
Workshop op locatie
We trappen de implementatie af met een interactieve workshop. “Tijdens de workshop bij ons op kantoor hebben we in 3 uur ons salesproces helemaal in kaart gebracht. Ik had cross-functionele teams opgezet: customer service was erbij betrokken, sales uiteraard, een buitendienstmedewerker die altijd enthousiast is en wil innoveren, maar ook iemand die altijd veel weerstand biedt,” lacht Paul. “Dat leek me een mooie combinatie. IT moest ook aanhaken, natuurlijk. En Finance; wat kunnen we op dit moment meten? Wat willen we kunnen meten? Hoe kunnen we alle data overdragen van het oude naar het nieuwe systeem?”
Praktische inrichting van Pipedrive
Tijdens het in kaart brengen bepalen we ook: Hoe gaan we het inrichten? Welke fases willen we meten? Welke velden gaan we inrichten? Binnen Pipedrive zijn ontzettend veel opties standaard beschikbaar. Bij Upsmart gingen we kijken welke opties het beste bij Optimum Group paste. Zo hebben we aan al hun wensen invulling kunnen geven.
Training en begeleiding
“Een week na de kick-off hadden ze al een concept. En twee weken daarna stond de basis klaar. Toen zijn we de trainingen gaan inplannen. Er was veel animo vanuit de 6 vestigingen, zoals de managing directors, en we wilden dat alles face to face zou gebeuren. Binnen 5 weken was alles up and running,” vertelt Paul. ”Dat is langer dan de gebruikelijke 2 weken, maar op ons verzoek zijn er veel kleine groepen getraind. Upsmart stond ons gedurende het hele proces uitstekend bij. Ze legden duidelijk uit welke invloed bepaalde keuzes op de looptijd hadden en hielpen ons om de juiste afwegingen te maken.”
Het resultaat
“De trainingen verliepen boven verwachting goed!” glundert Paul. “Ik had meer weerstand verwacht. De enige weerstand was eigenlijk dat de salesmedewerkers na een dag vol afspraken ook nog van alles moesten invullen in het systeem. Maar toen Upsmart vertelde dat je na een meeting met een prospect een voicememo kunt inspreken die automatisch omgezet wordt naar tekst in Pipedrive, waren bijna alle medewerkers meteen overtuigd.”
“Ze hadden ook niet echt keus, hoor,” lacht Paul. “De oude salessheets bestaan niet meer. Een meeting met een prospect is pas echt gebeurd als het in Pipedrive staat, vertel ik mijn salesmedewerkers. Anders kan ik niet zien wat de resultaten zijn.”
Direct tijdbesparing & overzicht
Op de vraag wat Pipedrive concreet voor hem heeft opgeleverd tot nu toe, reageert Paul enthousiast. “Pipedrive bespaart me tot nu toe al 2 dagen per maand op het nalopen van rapportages. Ik hoef niet meer na te bellen, ik ben minder tijd kwijt aan het voorbereiden van de gesprekken, ik kan rapportages draaien en iedereen kan erbij. We kunnen filteren per naam, de salesmedewerker en ik praten over hetzelfde ding en ik kan precies zien waar iedereen mee bezig is.”
Meer grip, betere gesprekken
“De dynamiek van de voortgangsgesprekken is ook veranderd,” vertelt Paul. Je komt veel sneller tot de kern omdat je het stuk controle en nagaan waar iemand mee bezig is kan overslaan. Ik kan het precies zien in Pipedrive. De doelen die we onszelf bij de invoering van het nieuwe CRM-systeem hadden gesteld, zijn ruimschoots behaald. Ik kan beter forecasten, de salesfunnel in de gaten houden en zien waar iemand blijft hangen. Allemaal enorm handig en goed voor de business. Upsmart bood mij de perfecte oplossing en heeft Pipedrive optimaal ingezet voor ons. Ze hebben geluisterd, meegedacht binnen de kaders van wat mogelijk is en ons goed begeleid. Ik heb niets dan lof voor Pipedrive én Upsmart.”
“Upsmart heeft goed geluisterd, meegedacht en ons begeleid.”
Paul McCabe | Optimum Group
Tevredenheids-score: 4.5/5
“Ik geef uit principe nooit een 5/5. Maar eigenlijk verdienen Upsmart én Pipedrive alle punten. Ik ben over beide héél erg tevreden.”
5 weken van begin tot eind
24 medewerkers getraind
Aanrader?
“Ik raad Upsmart en Pipedrive aan voor alle bedrijven die, ongeacht de grootte, willen professionaliseren. Met data capturing kun je je salesteam efficiënter inzetten.”
